Основные правила техники безопасности в деловой беседе

Психологическая подготовка к деловой беседе и настрой на партнера — дело очень важное, но не решающее. Результат зависит от вашей подготовленности, но определяется тем, как вы построите сам разговор. Для того чтобы не совершать очевидных ошибок в построении беседы, предлагаем воспользоваться следующими основными принципами.

1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно, даже в том случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируемые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Во-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: «В дискуссии побеждает тот, кто более спокоен». Спокойствие и рациональность — лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.

2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Ведь он(а) пытается объяснить вам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели. А это вызывает раздражение и может привести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении — ваша цель), следует ее понять.

3. Внимание. Установлено, что в процессе беседы уровень концентрации внимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения информации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы «выпадает», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт.

4. Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию даже тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш (а он иногда бывает) может обернуться стратегическим поражением.

5. Разграничение. Установление границы между собеседником и предметом разговора — очень важный психологический принцип. В процессе общения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим (его личностными качествами) или даже с нашим отношением к нему. Приятная информация, сообщенная неприятным собеседником, теряет половину своей привлекательности. Наше личное отношение к человеку, которого мы недолюбливаем, часто затрудняет объективную оценку информации, им сообщаемой. Чтобы этого избежать, обращайте внимание прежде всего на то, что именно вам сообщается, а не на то, кто и как сообщает. Короче говоря, отделение фактов от мнений (оценок), а мнений от эмоций является принципом построения конструктивной беседы.

Названные принципы проведения деловой беседы носят достаточно общий характер. Специалисты в области психологии общения конкретизировали их и составили правила проведения деловой беседы. Эти правила можно было бы назвать «техникой безопасности» при деловом общении.

1. Двойной интерес. Каждый собеседник преследует двойной интерес:

- относительно существа дела, обсуждаемого в беседе,
- относительно своего взаимодействия с партнером.

Иными словами, общаясь, люди думают не только о том, что обсуждается, но и о том, как будут строиться и развиваться их дальнейшие отношения. Сохранение хороших (конструктивных) отношений — цель не менее важная, чем обмен информацией. Вот почему мы зачастую предпочитаем не обсуждать некоторые темы с нашими близкими, боясь испортить с ними отношения.

Психологи рекомендуют на каждом этапе вести разговор так, чтобы он способствовал развитию ваших отношений с подчиненными, а не мешал им. Проблема заключается в том, что отношения обычно увязываются с предметом беседы, с темой разговора. Поэтому:

- не делайте поспешных выводов о намерениях вашего собеседника, исходя из собственных опасений. Не принимайте собственные страхи за его планы. Ваша проблема — не вина партнера. Обвинять его — самый легкий способ, даже в том случае, если он действительно виноват. Ваши слова хотя и справедливы, но обычно непродуктивны. Ваше наступление вынуждает оппонента занимать оборонительную позицию и не соглашаться с тем, что вы сообщаете;
- внимательно слушайте и показывайте, что вы услышали сказанное. Слушание — это активный процесс;
- говорите о ваших интересах, о том, чего вы хотите. Собеседник может не догадываться об этом, а вы можете не знать, каковы его интересы. Если вы хотите, чтобы ваши интересы были приняты во внимание, следует объяснить, в чем они заключаются. При этом формулировки должны быть конкретными и ясными;
- смотрите вперед, а не назад. Вы быстрее добьетесь своей цели, если будете говорить о том, чего хотите достичь, а не о том, что было. Вместо того чтобы спорить с человеком о прошлом, в котором все равно ничего нельзя изменить, говорите о будущем. Не просите объяснить вчерашние действия, гораздо продуктивнее рассмотреть, кто и что должен сделать завтра.

2. Внимание к партнеру. Подчеркнутое внимание к собеседнику — важное правило. Если вы покажетесь партнеру заинтересованным слушателем, это значительно облегчит и его, и вашу задачу. Для этого:

- сопровождайте речь партнера репликами типа: «Да», «Понимаю вас...», «Это интересно...», «Приятно это слышать». Если вы будете делать это непринужденно и конструктивно, сопровождая слова соответствующими невербальными знаками, такая реакция создаст подсознательное желание высказываться свободно и непринужденно. Она поможет выразить одобрение, интерес, понимание;

- проявляйте стремление получить дополнительные факты и прояснить позицию собеседника, используя фразы: «Пожалуйста, уточните это...», «Повторите, будьте добры, еще раз...», «Как я вас понял(а)...», «Вы можете поправить меня, если я ошибаюсь...», «Другими словами, вы считаете, что...» и т. д.;

- обращайтесь к партнеру по имени (имени-отчеству);

- не говорите обидных слов — помните о законе эмоционального зеркала: нервозность одного собеседника вызывает нервозность другого, злость порождает злость, агрессия — агрессию. Чтобы ваши слова подействовали, говорите деликатно, не оскорбляя партнера;

- осторожно выбирайте слова, указывая на ошибки и неточности вашего партнера. Ошибаться могут все, а острая реплика типа: «Это абсолютно неверно!» или: «Вы заблуждаетесь!» убивает мысль, задевает чувство собственного достоинства собеседника и, следовательно, разрушает контакт. Сказать человеку, что он неправ, можно и взглядом, и жестом, и тоном, причем так же красноречиво, как и словом. Но при этом недопустимо унижать его собственное достоинство. Словами: «Вы не правы, и я сейчас вам это докажу», вы как бы говорите «Я умнее вас». Лучше сказать по-другому, например: «Я думаю иначе. Но, конечно, я могу заблуждаться. Надеюсь, вы меня поправите, если я в чем-то буду неправ». Как видите, в психологии общения самый короткий путь для высказывания своих мыслей — не всегда самый лучший.

3. Поиск общего. Любая деловая беседа есть, с психологической точки зрения, поиск общего (общей позиции, общего подхода к обсуждаемому вопросу). Для того чтобы поиск общего шел легче, следует:

- не начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Лучше, чтобы собеседник с самого начала разговора ответил на ваш вопрос утвердительно или согласился с вашей мыслью. Если дается отрицательный ответ, то человек оказывается в позиции, которая требует, чтобы он оказался верен сказанному. Потребуется время (и иногда значительное), чтобы ваш собеседник понял, что его «Нет!» было неразумным.Не случайно поэтому люди интуитивно начинают разговор с общей темы, например, обмениваются мнениями о погоде. Как правило, их мнения совпадают. Разумеется, если каждую деловую беседу начинать с разговора о погоде, это будет выглядеть нелепо. Профессионал всегда имеет в запасе несколько заготовок — вопросов, на которые можно получить только утвердительные ответы;
- не спешите на предложение партнера говорить «нет». Лучше использовать прием «Да, но...». Например, в ответ на неприемлемое предложение лучше всего сказать: «Да, но я хочу, чтобы при этом соблюдалось... (здесь вы тактично высказываете свое условие)». Этот прием заставляет собеседника искать пути для соблюдения ваших интересов и создает ощущение, что предлагаемый им подход вами принимается.

4. Не допускать споров. Из двух спорящих каждый старается победить. Самый надежный способ одержать победу в споре — избежать его. Как это сделать?

- в процессе беседы никогда не заявляйте прямо и категорично, что ваш собеседник неправ. Лучше, если вы покажите, что вы уважаете его мнение, каким бы оно ни было;
- если вы неправы (что, конечно же, тоже возможно) — быстро и недвусмысленно признайте это.

5. Безопасная критика. Критика оппонента, его позиций, точки зрения по обсуждаемому вопросу вовсе не всегда является атрибутом деловой беседы. Помните: это очень опасное оружие. Опасное и обоюдоострое, оно ранит обоих участников разговора. Поэтому прибегать к критике следует лишь в крайних случаях и только при соблюдении следующих рекомендаций:

- для более спокойного реагирования вашего собеседника на критику необходимо создать благоприятный психологический фон ее восприятия. Главное правило здесь состоит в том, что всякое замечание воспринимается легче, если оно следует за одобрением.
- прежде чем критиковать, укажите на собственные ошибки. Вашему собеседнику будет психологически легче выслушать перечисление своих ошибок, если критикующий начнет с признания, что сам не безупречен;
- разумнее самому признать свои недостатки, чем выслушивать осуждение со стороны. Это хороший способ «обезоруживания» оппонента;
- если вы хотите, чтобы люди придерживались вашей точки зрения, дайте им понять, что и дея, которую вы излагаете, принадлежит этим людям.

6. Слова-ловушки. Опыт показывает, что использование некоторых слов резко снижает эффективность беседы. Лучшее, что можно сделать, это исключить их из своего лексикона. Что же это за слова?

- слова-паразиты: так сказать, вот, ну, значит, как говорится, вообще-то, в общем-то, короче...
- обидные слова;

Кроме того, совершенно недопустимы высказывания типа:

— Давайте быстренько обсудим с вами...

— Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...

Если вы говорите так, то вы показываете, насколько неважен для вас разговор и обсуждение проблемы, не говоря уже о вашем собеседнике.

7. Речь. В деловой беседе убеждают не столько аргументы, сколько форма их подачи. Убедительная речь и убедительные аргументы — разные вещи. Попробуйте во время деловой беседы излагать самые «сильные» аргументы скороговоркой, сбивчиво, заикаясь, и вы увидите, что они потеряют убеждающую силу. Тон и темп речи, логические паузы и т. д. — очень хорошие средства, помогающие эффективно строить коммуникативное взаимодействие. Для того чтобы овладеть ими и поставить голос, требуются, конечно, специальные занятия. Начать их можно со следующего:

- изменяйте тон голоса, ведь монотонность «усыпляет», рассеивает внимание. Внезапное повышение или понижение тона голоса выделяет слово или фразу на общем фоне;
- изменяйте темп речи — это придает ей выразительность;
- делайте паузу до и после важной мысли;
- регулируйте громкость речи. Снижение громкости в «важном» месте разговора — лучший способ привлечь внимание.

Таковы вкратце основные правила «техники безопасности» делового общения.

Экспресс тайм-менеджмент

Одной из отличительных примет нашего времени стало желание людей работать быстрее, быстрее, еще быстрее. К чему это приводит? Часто к тому, что, стремясь работать более эффективно, на самом деле мы можем снижать собственную эффективность. Как это происходит, и что можно сделать?
Первое, на что нужно обратить внимание – это на уровень собственного стресса. Обратите внимание на свое лицо и тело. Бывает ли так, что у Вас зажаты мышцы? Напряжены челюсти? Как будто Вы все время с чем-то боретесь? Ответьте себе честно на вопрос, довольны ли Вы собой? Если Вы заметили напряжение в теле или в душе, это – сигнал о том, что надо начинать снижать уровень стресса. Именно поэтому многие современные офисные работники стали постоянными посетителями саун, спортивных клубов и массажистов.
Еще чаще люди задумываются о тайм-менеджменте тогда, когда начинают тонуть в лавине недоделанных, просроченных, забытых и прочих невыполненных дел.
Почему это происходит? Наиболее частые причины, которые называли участники моих тренингов по тайм-менеджменту, работающие в самых разных областях:

отсутствие планирования;
непредсказуемые посетители и дела;
незнание законов тайм-менеджмента;
неумение отказаться от выполнения дела, не входящего в служебные обязанности, или которое невозможно сделать в конкретный период времени;
частое изменение дела в процессе его выполнения (руководитель постоянно меняет условия «игры»);
разбазаривание времени по мелочам, которые не осознаются;
отсутствие четких целей и критериев выполнения дела («иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»);
отсутствие похвалы за хорошо выполненные дела, резкая критика всего, чем недоволен начальник;
отсутствие командности в работе, когда сотрудники готовы помочь друг другу, понять и поддержать 

Этот список, если заменить слово «отсутствие» на слово «наличие» и перевести негативные утверждения в позитивные, даст Вам понимание того, к чему следует стремиться, если Вы хотите повысить свою эффективность. Кстати, Вы можете продолжить список сами, дописав туда свои проблемы со временем.
Не прячьтесь за отговорками, что Ваши дела непредсказуемы, что руководство не интересуется подчиненными, или что Вы – незаменимый сотрудник. Множество людей смогли в таких же обстоятельствах найти эффективные способы противодействия хаосу, сохраняя хорошее настроение и работоспособность.
Для начала проясните, что собственно вызывает у Вас напряжение. Возможно, это отношения с людьми, работа, которую Вы не успеваете сделать, и которая постепенно накапливается, как снежный ком, хаос, завоевывающий пространство Вашего рабочего места или что-то еще.
В зависимости от того, что Вы выбрали, необходимо расставить приоритеты в работе. В этом Вам может помочь хронометраж – запись всего, что Вы делаете в течение рабочего дня. Попробуйте хотя бы один день записывать буквально все. Обязательно найдите время, чтобы просуммировать полученные цифры. Результаты, скорее всего, удивят Вас.
Большинство людей на тренинге затрудняются вспомнить именно несрочные и неважные дела. По их мнению, подобных дел почти нет, зато большая часть дел, которая вспоминается, обычно относится к квадранту «срочно и важно» по матрице Эйзенхауэра. В жизни все не совсем так, как мы обычно себе представляем. После проведения хронометража Вы сразу же сами увидите все, что тратит Ваше время, почти не принося пользы.
Теперь возьмите получившийся список и проанализируйте, на что на самом деле уходит Ваше время. Можете, конечно, поделить дела по принципам срочности и важности, можете просто сгруппировать в большие блоки и посмотреть на то, что получится. Обязательно сделайте для себя выводы. Ни в коем случае не ругайте себя, какими бы ни получились результаты. Это – всего лишь точка опоры, от которой мы будем отталкиваться, чтобы сделать рывок.
У большинства людей не остается времени именно на те дела, которые дают по закону Парето 80% результатов при 20% усилий. Т.е. малыми вложениями Вы достигаете больших результатов. Но это при условии, что Вы начинаете день с важных дел. А что получилось у Вас? Итальянцы советуют «съедать лягушку», т.е. делать по одному важному, но неприятному делу, прямо с утра ежедневно.
Бывает ли у Вас чувство, что Вы недостаточно хорошо выполнили дело? А что говорят об этом другие люди? Часто за недовольством собой скрывается перфекционизм, тяга к недостижимому совершенству. Присмотритесь к тому, что Вы делаете. Есть ли такие дела, которые только выиграют, если Вы сократите количество времени, которое Вы на них выделяете? Если таковые найдутся, смело сделайте это.
С перфекционизмом тесно связаны отсрочки и промедления. Если я все равно знаю, что никогда не достигну предела своих возможностей, то, если отложить дело поближе к сроку сдачи, можно получить мысленное оправдание тому, что оно сделано не так хорошо, как можно было бы сделать – времени не хватило. Таким образом, человек сам загоняет себя в замкнутый цикл, в котором крутится, как белка в колесе. Желание сделать дело как можно лучше приводит к неудовлетворенности полученными результатами и бессознательному сопротивлению.
Для того чтобы перестать откладывать, нужно всего лишь чуть меньше думать. Примените слоган компании Найк: «Просто сделай это» (Just do it!). Если Вы можете немедленно приступить к делу, прекращайте думать, начинайте делать. Исключение составляют случаи, когда предварительное обдумывание дает впоследствии существенный выигрыш во времени за счет нахождения оригинального решения.
Подумайте, нет ли в Ваших планах таких дел, которые давно уже стоит перестать делать? Есть ли такие дела, которые можно сделать быстро, и скинуть груз с плеч? Всего лишь 2 этих простых правила существенно снизят уровень Вашего беспокойства и повысят эффективность.
Переходим к вопросам делегирования. Даже если у Вас нет никаких сотрудников, которым Вы лично можете что-то делегировать, это не значит, что Вы можете не разбираться в том, как давать и как принимать поручения и полномочия, потому что в этом случае, скорее всего, поручения дают Вам. Часто при этом наблюдается полная путаница. Сначала люди дают полномочия абсолютно неподготовленному человеку, не объясняя, что делать, как, и чего ни при каких обстоятельствах нельзя допустить, потом, обжегшись на молоке, начинают дуть на воду – девиз таких людей: «Хочешь сделать хорошо – сделай это сам».
Делегирование – процесс взаимный. Т.е. должно присутствовать желание и понимание задачи с двух сторон. Если это есть, то все получается как надо, если этого нет – получается «испорченный телефон», ошибки и огорчения.
Если Вам делегируют то, что Вам непонятно, или на что у Вас не хватает ресурсов, компетенции, полномочий и т.д. – не стесняйтесь, озвучьте все эти проблемы. Если Вы поручаете кому-нибудь что-то сделать, попробуйте представить себя на месте этого человека, и примените к ситуации закон Мерфи: «Неприятность, которая может произойти – обязательно случится». Т.е. предвидение возможных проблем позволяет заранее так сформулировать поручение или полномочие, чтобы избежать возможность появления большинства из них.
Если Вы кому-то делегируете, подумайте, можете ли Вы больше поручить своим подчиненным, чтобы самому заняться теми многообещающими делами, на которые у Вас до сих пор, возможно, не находилось достаточного количества времени.
В НЛП есть великолепная модель – TOTE. Она напоминает типичный управленческий цикл: постановку задачи, ее выполнение, последующий контроль и доработку в случае необходимости. Если помнить об этой модели, а также применять метамодельные вопросы (спрашивать, где, кто, когда, с кем, почему, почем, сколько и т.д.), то делегирование становится приятной игрой.
Представьте себе повозку, которую везет одна лошадь. В эту повозку все время добавляют все новые и новые вещи. Как Вы думаете, стоит ли периодически избавляться от некоторых вещей, или лучше подождать, когда повозка переполнится, и лошадь дальше не пойдет?
Человек – существо гордое, и предпочитает не замечать трудностей. Поэтому многие люди считают, что, если им тяжело, то это потому, что они плохо работают. И поэтому некоторые люди начинают в наказание за это лишать себя отдыха. Это, в свою очередь, приводит к снижению эффективности работы. Круг замкнулся.
Подумайте, как наладить баланс между личной жизнью и работой. Это даст Вам мотивацию к тому, чтобы начать интересоваться управлением временем, обучением и самосовершенствованием. И тогда Ваш замкнутый круг станет винтовой лестницей, ведущей к успеху и к вершинам карьеры.

Основы деловой риторики

Деловая риторика является прикладным направлением общей риторики. Она ориентирована на «обеспечение» руководителей и специалистов правилами обращения со словом. Деловая риторика прежде всего учитывает факторы, влияющие на коммуникативность, и является инструментом коммуникационного общения.
Владение ею не на должном уровне — одна из существенных причин многих неудач руководителей и специалистов, их низкого личного рейтинга в трудовых коллективах. В этом несложно убедиться, если присмотреться, как они неэффективно используют такие риторические методы коммуникационного воздействия, как убеждение, внушение и подражание.
Красноречие — важнейший признак профессиональной пригодности современного руководителя. Искусству говорить надо учиться, и прежде всего следует освоить основные принципы речевого воздействия.
В деловой риторике используются следующие принципы речевого воздействия:

• доступность;
• ассоциативность;
• сенсорность;
• экспрессивность;
• интенсивность.

Рассмотрим их подробнее.
Доступность предполагает взвешенность содержания речи, учет культурно-образовательного уровня слушателей, их жизненного и производственного опыта. Многие люди слышат то, что хотят слышать. Поэтому следует принимать во внимание социальный состав аудитории (пенсионеры, молодежь, женщины, научные работники и т.д.). Эффективен прием актуализации содержания, использования малоизвестной информации (новизна и оригинальность), сочетания разнохарактерных сведений, их достоверность.
Ассоциативность означает вызов сопереживаний и соразмышлений, который достигается обращением к эмоциональной и рациональной памяти слушающих. Для этого используются такие приемы, как аналогии, ссылки на прецеденты, образность высказывания. Специальный ряд приемов связан с привлечением стихов, музыки, живописи, видеофильмов и т.п.
Сенсорностъ предусматривает широкое .использование в коммуникационном общении цвета, света, звука, рисунков, моделей. Чем основательнее и разностороннее задействованы человеческие ощущения, тем эффективнее проникает информация в психику людей и тем активнее идет процесс ее освоения.
Экспрессивность предполагает эмоциональную напряженность речи, ее эмоциональный подтекст, выразительность мимики, жестов, позы выступающего. Такая изнутри идущая раскрытость выступающего свидетельствует о его полной самоотдаче. Страстность, неподдельная радость или грусть, сострадание — все это конкретные формы экспрессивности.
Интенсивность характеризует темп подачи информации, степень подвижности выступающего во время общения. Разная информация и различные люди нуждаются в дифференцированном темпе изложения и усвоения услышанного. Нужно учитывать темперамент людей, их подготовленность к принятию конкретного вида информации, личную заинтересованность в ней.
Например, темп выступления на совете организации и на уличном митинге, естественно, разный. Поэтому выступающий должен умело ориентироваться в настроении аудитории, вовремя предложить ей приемлемый скоростной режим усвоения информации. Эти принципы коммуникационного общения обретают наибольшую выразительность при разумном использовании риторического инструментария.
Его практическое назначение — так провести коммуникационное общение, чтобы оно оказало оптимальное воздействие на мысли, и чувства людей. Данный риторический инструментарий включает следующий набор коммуникационных эффектов:

• визуального имиджа;
• первых фраз;
• аргументации;
• квантового выброса информации;
• интонации и паузы;
• художественной выразительности;
• релаксации;
• дисперсии.

Остановимся на них внимательнее.
Эффект визуального имиджа рассчитан на впечатление от внешнего вида выступающего. Известно, что он (вид) может вызвать симпатию или антипатию еще до того, как выступающий начал говорить. Привлекательный внешний вид, элегантная манера общения, доброжелательный, открытый взгляд — все это оказывает на людей положительное воздействие до начала выступления оратора.
Эффект первых фраз, как правило, закрепляет или корректирует первоначальное впечатление, которое производит выступающий. Главным критерием эффекта первоначальных фраз является заключенная в них привлекательная или интересная информация.
Она может быть известной, но поданной в новой интерпретации, сопровождаемой оригинальными примерами.
Очень важно при подготовке к выступлению определить основные социальные группы аудитории, настроения и ожидания, особенности эмоционального склада слушателей. Поэтому надо располагать набором начальных фраз, ориентированных на социальные группы, преобладающие в аудитории.
Эффект аргументации основан на логике выступления, которая придает ему обоснованность и убедительность. Если логика — это внутренняя организация речи, то внешней ее стороной является теоретическая и практическая аргументация.
К теоретической аргументации относятся научные положения, концепции, к практической — конкретные факты, цифры, статистические данные.
Эффект квантового выброса информации является одним из действенных риторических приемов для поддержания внимания аудитории. Он основан на заранее продуманном размещении по всей речи новых мыслей и аргументов. Таким образом, выступающий активизирует внимание слушателей, выбрасывая через определенные временные интервалы кванты свежей информации.
Эффект интонации и паузы — весьма доступный и продуктивный по результату риторический инструмент. Специалисты утверждают, что интонация и паузы способствуют 10—15%-ному приращению информации. Такова особенность человеческого восприятия. Придание слову или фразе определенной голосовой тональности, как правило, вызывает у слушающих людей определенные ассоциации. В итоге происходит информативное приращение к тому, что говорит выступающий.
Деликатным риторическим инструментарием является пауза. Ее применение эффективно, если выступающий уверен, что его слушатели активно включились в коммуникационный процесс, что их мышление, память и воображение интенсивно соучаствуют в нем. Вот тогда для самостоятельного осмысления слушателями получаемой информации, подключения к ней собственных знаний и полезна пауза.
Эффект художественной выразительности связан с умением «воплощать» мысли в соответствующие слова, грамотно строить предложения, соблюдать правила словоударений. Логика речи подсказывает, какие фразы достойны занять место в выступлении. В него не может быть вставлена любая фраза, а лишь такая, которая не нарушает смысл изложения, ясно и понятно доносит его суть.
Эффект релаксации используется оратором, чтобы помочь слушателям. Важное значение имеет умение слушать. Чем сложнее выступление, тем большие усилия приходится прилагать слушателям для концентрации своего внимания. Цель эффекта релаксации — снять эмоциональную напряженность. И здесь на помощь приходит юмор. Благодаря юмору создается естественная пауза для отдыха и появляется возможность для восстановления эмоциональной энергии.
Эффект дисперсии. Приведем такие данные: если за 100% принять замысел выступления, то его словесная форма составит 90%, из которых 80% получили устное звучание; из объема услышанной информации поняты были 60%, а в памяти осталось около 25%.
Таким образом, коммуникационный процесс — это не простое переливание информации из одного сосуда в другой. Этому процессу свойственны непрерывная потеря информации и субъективное ее искажение, что объясняется многими причинами. Одна из них в риторике обозначается понятием «дисперсионные потери». Под ними подразумевается рассеивание информации по мере получения ее от выступающего.
Для повышения качества деловой риторики можно воспользоваться следующими практическими рекомендациями:

• следите за правильным употреблением слов, их произношением, ударением. Если вы не уверены в произношении или употреблении какого-либо слова, обращайтесь к словарям ударений, толковому и орфоэпическому;
• избегайте многословия, канцеляризмов, штампов. Не используйте без необходимости иностранные слова (например, «детерминировать» — вместо «определить», «имманентный» — вместо «внутренний»). Неправильное или параллельное употребление иностранной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям (например, в словосочетании «промышленная индустрия», слово «индустрия» уже включает понятие «промышленная»);
• не забывайте, что безликие конструкции часто прикрывают нежелание брать на себя ответственность, самостоятельно думать;
• необходимо избавляться от слов, засоряющих речь: «так сказать», «понимаете», «вот», «скажем так». Такие слова не украшают речь, а лишь вызывают раздражение аудитории.

Тренировка улыбки

Приятное выражение лица весьма благоприятно для общения. Спокойное, улыбающееся лицо производит совершенно иное впечатление, нежели лицо человека, озабоченного или чем-то обеспокоенного.
Улыбка — важнейшее и невероятно могущественное средство общения. Оказавшись в чуждом окружении на неведомой земле, вы мгновенно испытываете величайшее облегчение, увидев на лицах окружающих искренние теплые улыбки. И доселе незнакомые люди тут же превращаются в ваших друзей. Улыбка — легко читаемое любым послание, которое гласит: «Не волнуйся, все в порядке, ты принят здесь, и ничего тебе не грозит». И вы расслабляетесь и снимаете доспехи настороженности.
Японская пословица гласит: «Сильнейший тот, кто улыбается».
Улыбка — это эффективный инструмент позитивного воздействия на себя и окружающих. Если мышцы лица «работают на улыбку», то происходит гораздо большее, чем вы можете себе представить: мышцы активизируют нервы, расположенные в них, и тем самым в мозг «посылается» позитивный сигнал. Вы можете это проверить прямо сейчас. Улыбнитесь (неважно, если получится гримаса, вся суть в том, что работают нужные мышцы). Сохраняйте это положение примерно 30 секунд. Если вы честно проделаете этот эксперимент, то сможете однозначно констатировать: что-то все же «происходит». Было бы хорошо, если бы вы описали ваши впечатления, не откладывая.
Если вы впервые проделали это упражнение, то теперь вы знаете, что после него всегда чувствуешь себя лучше, и готовы приступить к регулярным тренировкам.
Тренировка улыбки
Суть тренировки заключается в том, что вы учитесь несколько раз в день «держать на лице улыбку» примерно 1 минуту. Это упражнение можно проводить везде, где угодно: в автомобиле, на прогулке, у телевизора. Интересен следующий эффект, который возникает при этой тренировке. В первые секунды у вас вместо улыбки может получиться гримаса, особенно если вы находитесь в раздраженном состоянии. Но примерно через 10 секунд вы начинаете казаться смешным самому себе. Это означает, что ваша гримаса уже трансформируется в улыбку. Потом вы начинаете потихоньку подтрунивать над собой. Вы спрашиваете, действительно ли в этой ситуации надо раздражаться. Несколько секунд спустя, вы замечаете, что наступило облегчение. И с этого момента все пойдет к лучшему.
Немецкий психолог В. Ф. Биркенбиль дает несколько советов, как следует пользоваться улыбкой в различных жизненных ситуациях.
Первый совет: при разговоре по телефону.
Улыбнитесь, прежде чем возьмете трубку или до того, как ее возьмет тот, кому вы звоните. Этот маленький трюк создает положительный климат для беседы, так как другой человек «слышит» вас позитивнее, чем если бы вы начали говорить «нормально».
Второй совет: если вы раздражены.
Проделайте упражнение как раз в тот момент, когда вы раздражены! Даже если вы работаете в большом помещении, вы всегда можете найти уголок, где можно незаметно улыбаться. Проделайте в течение одной минуты упражнение, пока не почувствуете улучшение своего эмоционального состояния.
Третий совет: если раздражен другой.
После некоторой тренировки вам будет гораздо легче спонтанно улыбнуться. Если вы достигли уже этого состояния, вам следует пытаться улыбаться другим людям! Если вы не самодовольно ухмыляетесь, ваша улыбка вызовет у другого чувство облегчения.
Четвертый совет: если вы знакомитесь с незнакомыми людьми.
Именно в этой ситуации люди смотрят относительно мрачно: частично из-за неуверенности, как воспримет их другой человек, а отчасти только потому, что они всегда так смотрят. Поэтому в данном случае следует сознательно улыбаться. Так как в это вовлечены еще и глаза, ваш легкий жест окажет гораздо более дружеское воздействие, чем вам кажется в данный момент. В большинстве случаев другой человек отреагирует более открыто и дружески, чем он привык реагировать обычно. Таким образом, преимущество будет и у вас, и у него.
Пятый совет: прежде чем писать письмо.
Чем более положительно вы настроены, тем позитивнее будет воздействие вашего письма, хотя это скорее заметно «между строк». Как часто люди отсылают письмо, в котором чувствуется большее раздражение, чем оно могло бы быть в конкретной ситуации. Помните: всегда вознаграждается позитивное состояние, когда пишешь письмо.

Методы и приемы скорочтения

Как показывают исследования, скорость чтения большинства людей, даже много читающих, колеблется в пределах 500-750 зн./мин. Иллюстрацией этого факта является известное высказывание великого поэта и ученого И. В. Гете: «Эти добрые люди и не подозревают, каких трудов и времени стоит научиться читать. Я сам на это употребил 80 лет и все еще не могу сказать, что вполне достиг цели». Это еще одно свидетельство сложности и многообразности проблемы чтения.
Люди читают сотни веков, но только в наше время столь остро встал вопрос о повышении скорости чтения. Основной причиной этого является резкое, «лавинообразное» возрастание объемов информации, для усвоения и управления которыми требуется и существенное ускорение освоения информации.
Принято выделять пять основных недостатков традиционного метода чтения или факторов, затрудняющих ускорение чтения.
1. Регрессия — это непроизвольные, механические, повторные фиксации глазами одного и того же участка текста (фраз, слов, предложений). При регрессиях на строке текста глаза совершают движение назад, но не в исходную точку фиксации, а только вблизи нее, ограничиваясь лишь своеобразной зоной предсказания, в которой нет отчетливого и точного восприятия читаемой части текста. Этот недостаток — самый распространенный. При медленном чтении регрессии — довольно частые явления и составляют обычно от 10 до 15 для текста объемом в 100 слов. Если возврат глаз осуществляется в результате неясности текста, это недостаток, требующий для его устранения определенного усилия, заставляющего читать дальше в надежде, что последующий текст рассеет сомнения и внесет ясность в восприятие текста. Повторное чтение целесообразно лишь по окончании чтения всего текста, что часто снимает возникшие вопросы и делает возвраты ненужными.
2. Артикуляция — это движение губ, языка и других органов речи при чтении, которые, как показали специальные инструментальные исследования, даже при чтении про себя затормаживаются лишь внешне, а на самом деле они находятся в постоянном скрытом движении. Интенсивность этих микродвижений артикуляторов зависит от уровня развития навыков быстрого чтения, предусматривающего преодоление с помощью специальных приемов артикуляции, и от уровня развития внутренней речи.
Под внутренней речью понимается беззвучная мысленная речь. В этом случае мы мыслим, как обычно, при помощи слов, но произносим их про себя. В зависимости от степени выражения внутренняя речь подразделяется на развернутую и сокращенную. При медленном чтении возникает развернутая внутренняя речь — своеобразное внутреннее говорение, протекающее с такой же скоростью, с какой мы читаем текст вслух. При таком чтении читают не столько глазами, сколько «ушами и губами», так как считываемая информация передается в мозг, где она обрабатывается с участием речеслухового канала, пропускная способность которого во много раз меньше зрительного. Привычка проговаривать текст сформирована у большинства читающих в детстве, когда учатся читать: сначала слово произносится по буквам, потом по слогам и, наконец, вслух целиком.
3. Малое поле зрения, под которым понимается участок текста, четко воспринимаемый глазами при одной фиксации взгляда. При традиционном чтении, когда воспринимаются буквы, слова, в лучшем случае несколько слов, поле зрения очень мало, вследствие чего глаза делают много лишних скачков и фиксаций (остановок), что принято называть дроблением взгляда. Чем шире поле зрения, тем меньше становится таких остановок, а в итоге чтение эффективнее. При быстром чтении за одну фиксацию взгляда воспринимаются не два-три слова, а вся строка, целое предложение, иногда и весь абзац.
Существенно снижает скорость чтения и так называемое сканирование, т. е. непроизводительный переход глаз от конца каждой прочитанной строки к началу новой, как это происходит при телевизионной развертке изображения. При таких переходах не только теряется время, но и быстрее устают глаза. При быстром чтении движение глаз более экономно, поскольку чтение осуществляется вертикальным движением глаз, сверху вниз по центру страницы с охватом полем зрения ширины всей страницы, строк, абзацев.
4. Отсутствие гибкой стратегии чтения — значительное препятствие в ускорении чтения. Главное в проблеме быстрого чтения — не столько устранение рассмотренных факторов, связанных с механизмами речи и движением глаз, сколько изменение работы механизмов мозга, управляющих чтением и обеспечивающих получение значимой информации благодаря правильному выбору стратегии смыслового восприятия текста. Та или иная скорость и техника чтения подчиняются прежде всего целям, задачам и тем установкам, которые читатель ставит перед собой. Отсутствие эффективной стратегии чтения является серьезным препятствием в ускорении чтения.
5. Отсутствие внимания является одновременно и причиной и следствием замедленного чтения, снижения понимания и запоминания текста. Переключение мыслей на посторонние предметы, звуки и мысли снижает интерес к чтению, затрудняет понимание прочитанного и вынуждает перечитывать текст или его отрывок заново. Поэтому для ускорения чтения чрезвычайно важным является тренировка внимания и одновременное создание условий, снижающих или устраняющих отвлечение внимания.
Основные способы чтения и нормативы их скорости
В зависимости от поставленной цели различают и используют различные способы чтения, среди которых основными являются следующие.
Углубленное — при котором обращается внимание на детали, производится их анализ и оценка. Обычно такое чтение называют аналитическим, критическим, творческим, и оно считается лучшим при изучении учебных дисциплин. Обучающиеся при этом читают текст, опираясь на свой макроконтекст и приобретенные ранее знания, и на этой основе творчески осмысливают прочитанное, находят в нем новое для себя, самостоятельно формулируя выводы, что позволяет легче воспринять и запомнить прочитанный новый материал.
Быстрое чтение — это сплошное чтение текста, обеспечивающее полное и качественное усвоение прочитанного и выполняемое нетрадиционными методами, значительно ускоряющими процесс чтения при достаточно полном понимании прочитанного текста. Быстрое чтение — не поверхностное чтение «по диагонали», как его иногда ошибочно трактуют те, кто не знаком с его сущностью и механизмом, а активный созидательный понятийный процесс, в ходе и в результате которого читатель анализирует факты, суждения, производит синтез отдельных понятий, закладывая фундамент нового знания. Вот почему разработка методики обучения быстрому чтению и ее активное использование требуют не только решения задач управления некоторыми речевыми, слуховыми и зрительными анализаторами, но и разработки системы алгоритмов умственной деятельности, т. е. операций извлечения и обработки необходимой и достаточной для читателя информации, заложенной в тексте.
Профессиональные (научные, технические, экономические и др.) тексты строятся, как правило, по законам логики. Методы быстрого чтения потому и обеспечивают высококачественное усвоение прочитанного, что используют эти законы при извлечении смысловой информации из исходного текста. Быстрое чтение при высоком уровне его освоения частично переходит в углубленное чтение.
Панорамное быстрое — это результат дальнейшего совершенствования техники быстрого чтения. Используя специальные тренировочные упражнения с таблицами (цифровыми, буквенными или графическими), обучающийся добивается значительного увеличения оперативного поля зрения. Возникает эффект разведения зрительных осей глаз, за счет чего значительно повышаются скорость чтения и качество усвоения прочитанного.
Выборочное чтение — это разновидность быстрого чтения, при котором читаются избирательно отдельные разделы текста. В этом случае читатель как бы видит все и ничего при этом не пропускает, но фиксирует внимание только на тех аспектах, которые ему необходимы. Этот метод часто используется при вторичном чтении информационного источника после его предварительного просмотра. При этом скорость такого чтения значительно выше скорости быстрого чтения, поскольку страницы листают до тех пор, пока не отыщется нужный раздел, который и читают углубленно.
Чтение-просмотр используется для предварительного ознакомления с источником информации. При таком чтении этот источник берется в руки, бегло просматривается предисловие, по оглавлению отыскиваются наиболее важные положения автора, по которым можно предположительно судить об основном содержании источника, просматривается заключение и на основании этих действий делается общий вывод о полезности и ценности для читателя этого источника информации и целесообразности более подробного ознакомления с ним.
Чтение-сканирование — это быстрый просмотр источника информации с целью поиска фактографической информации (фактов, цифр, слов, фамилий и т. п.). Человек, умеющий читать быстро, выполняет этот поиск в 2-3 раза быстрее читающего традиционно. Этот способ требует тренировки зрительного аппарата и особенно периферического зрения, что позволяет при беглом взгляде на страницу текста быстро увидеть нужные сведения.
Основные условия и правила освоения приемов быстрого чтения
При проведении занятий по освоению методов, техники и приемов быстрого чтения необходимо выполнять ряд условий.
1. Освоение методов и приемов быстрого чтения — процесс приобретения новых навыков умственной деятельности. Обязательное условие успешности самостоятельного обучения — его непрерывность, регулярность занятий, полнота и систематичность выполнения всех упражнений. Период занятий следует спланировать так, чтобы на протяжении всего времени (а цикл тренировок занимает обычно десять-двенадцать недель, т. е. 2.5 — 3 месяца) выделять ежедневно для тренировок час-полтора.
Весьма желательным компонентом обучения является проведение в период занятий саморегулирования аутогенной тренировки, представляющей собой научную психологическую дисциплину, методику самовнушения, которая позволяет посредством психических процессов, прежде всего представления, внимания и эмоциональных состояний, влиять на деятельность органов, управляемых вегетативной нервной системой, т. е. регулирующих деятельность всех органов человека и обмен веществ.
В процессе обучения быстрому чтению роль представлений, внимания и эмоционального состояния исключительна велика.
Чтение в значительной степени — процесс подсознательный, т. е. большая часть механизмов психической деятельности, сопровождающих чтение и регулирующих его эффективность, управляется подсознанием. Достижения психологии свидетельствуют о том, что управлять этими процессами — задача реальная. Разработан комплекс упражнений, обеспечивающих обучение на подсознательном уровне, в ряду которых важная роль принадлежит аутогенной тренировке, которая, как показали сравнительные исследования, на 40% повышает эффективность обучения быстрому чтению. В связи с этим весьма желательно хотя бы элементарное владение техникой аутогенной тренировки, которую можно освоить по имеющейся литературе или пройдя соответствующие курсы
2. Сознательное освоение упражнений и осознанное участие в изменении тех процессов, которые связаны с умственными действиями. Читать быстро, усваивать полно и глубоко прочитанное без познания сути процессов самого чтения невозможно, и поэтому методы, основанные только на использовании приборов, чаще всего имеют ограниченную эффективность. Они тренируют только следственные факторы (движение глаз, периферические механизмы речи и слуха) и оказывают слабое воздействие на мозговые центры, управляющие процессами чтения. Поэтому результаты такого обучения поверхностны и созданный с их помощью неустойчивый стереотип чтения разрушается довольно быстро.
3. Постепенность наращивания скорости и приобретения навыков, от легкого к трудному, от традиционного к нетрадиционному. Переходить к следующему упражнению нужно только тогда, когда устойчиво освоены предыдущие.
4. Рабочее место, режим занятий должны быть хорошо организованы, что подразумевает выполнение ряда требований.

• Работа должна выполняться в одно и то же время.
• Продолжительность каждого занятия должна составлять час-полтора.
• Рабочее место должно быть хорошо освещено и не иметь ничего лишнего.
• Необходимо соблюдать правила гигиены умственного труда.
• Рекомендуется читать не только в положении сидя, но и (преимущественно) в положении стоя, размещая книгу на наклонной поверхности.
• Во время занятий полезно делать небольшие перерывы, давать отдых глазам, выполнять легкие физические упражнения.

Помните о том, что спокойная, тихая музыка создает благоприятные условия как для работы, так и для отдыха, а комплекс аутогенных упражнений способствует лучшему освоению приемов быстрого чтения и снятию возникающих психических нагрузок.

Как бороться с медлительностью

Медлительность при решении задач, встающих перед руководителями производства, сегодня из личного недостатка того или иного человека перерастает в универсальную проблему. Исследования показывают, что на совести этой «маленькой слабости» больше нереализованных планов, больше несбывшихся надежд, больше впустую пропавшего времени, чем на счету любого другого фактора, снижающего эффективность управленческого труда. Перерастая в привычный стиль работы, она способна погубить карьеру самого способного специалиста. Именно поэтому борьба с собственной медлительностью — одна из главных задач, которые нужно решить руководителю.

Трудно найти человека, уверенного, что он всегда может устоять перед искушением немного помедлить. Очень часто в первую очередь решаются второстепенные вопросы, а главные откладываются в сторону. Именно склонность к медлительности заставляет порой срочно приниматься за наведение порядка на своем рабочем столе, вместо того чтобы готовить докладную записку по сложному делу: она направляет нашу руку, включающую телевизор, вместо того чтобы открыть портфель с принесенной домой срочной корреспонденцией.

Медлительность — один из главных врагов успеха. Ведь успех приходит к тем, кто своевременно делает решающие шаги к достижению поставленных целей.

Одна из причин вредной привычки откладывать дела «на потом» — склонность путать дела важные со срочными. Важные дела редко бывают срочными и становятся ими лишь потому, что мы медлим с их решением. Иными словами, если мы возьмем себе за правило заниматься только срочными делами, откладывая «просто» важные, то наша жизнь превратится в непрерывную цепь кризисов.

Три главные причины медлительности

Обычно медлительность в работе руководителя появляется, когда он сталкивается с делом, которое для него неприятно или сложно, либо, наконец, порождает неопределенность или нерешительность. Но успешное решение именно такого рода проблем — главный залог повышения эффективности работы. Поэтому стоит отдельно рассмотреть, как обычно он себя ведет, сталкиваясь с одной из задач названных трех разновидностей, и что можно посоветовать, чтобы избежать соблазна помедлить.

Неприятно... Именно это ощущение чаще всего заставляет нас откладывать какую-нибудь бумагу в самый нижний ящик стола в надежде, что все «обойдется» и реагировать на нее в конце концов будет не нужно. Увы, как правило, ничего «не обходится», и позднее мы хватаемся за голову, полагая, что если бы могли заранее предвидеть все отрицательные последствия отсрочки, то ни за что бы ее не допустили. Но действительно ли нельзя предвидеть, во что обойдется промедление? Порой достаточно серьезно задуматься над тем, чего вам будет стоить отсрочка, как сразу расхочется прибегать к ней.

Очень полезно анализировать суть неприятных дел, пытаясь четко сформулировать, чем они, собственно, так уж нехороши, а потом идти в лобовую атаку именно на этом участке. Стоит также разбить неприятную задачу на ряд более мелких и заключить с собой «договор», в котором одна из сторон обязуется ежедневно не менее пяти—десяти минут заниматься решением одной из частных задач неприятного дела, а другая — не мучить первую угрызениями совести в остальное время. Например, вам нужно подготовить доклад для важного совещания по конфликтной проблеме. Если вы захотите написать его сразу, то скорее всего заставите себя сделать это не раньше, чем в ночь перед совещанием. Куда легче взяться за работу, например, на долгом совещании, начав набрасывать в блокнот предварительные замечания по основным пунктам будущего доклада. По этим записям, сделанным «между делом», вы потом без особого труда надиктуете весь доклад.

Вообще, сталкиваясь с неприятной работой, всегда держите в памяти «принцип 80:20». Как свидетельствует практика, он оправдывается в большинстве случаев. Этот принцип гласит: обычно 20% изделий приносят 80% прибыли, а остальные 80% дают лишь 20% прибыли; 80% конфликтов происходит с 20% подчиненных; 80% рекламаций приходит от 20% потребителей, и вообще 80% своего времени вы тратите на 20% дел.

Проанализируйте свою работу с этой точки зрения, и обнаружите, что больше всего хлопот доставляет ограниченное число видов деятельности. Взяв себе за правило заниматься этими делами в первую очередь, вы резко сократите обычную «служебную задолженность». Лучше всего браться за такие дела с самого утра. Когда истечет «час мученичества», вы на весь день сохраните чувство выполненного долга и сознание того, сколь сильна ваша воля.

При решении неприятных дел полезно установить для себя предельный срок: своей конкретностью он заставит вас преодолеть медлительность и взяться за работу. Попробуйте, быть может, это поможет и вам. Не забудьте только о двух условиях: во-первых, предельный срок должен быть реальным, чтобы хватило времени справиться с неприятным делом без нервирующей спешки; во-вторых, дата должна все время находиться перед глазами — под стеклом рабочего стола, на специальной карточке в зажиме для бумаг или, например, на специальном листе, приколотом на стене напротив вашего кресла. Очень полезно бывает и «проболтаться» об этом предельном сроке окружающим: подчиненным, секретарю, родственникам или друзьям. Сознание того, что можно оказаться в ихглазах болтуном, порою дисциплинирует куда больше, чем обязательства только перед собой.

Наконец, если дело вам очень неприятно, пообещайте себе «морковку». Иными словами, назначьте себе премию за своевременное и успешное выполнение. Такой премией может стать любимое занятие, на которое у вас обычно не хватает времени: просидеть весь вечер над книгой, посмотреть интересный фильм, уехать на весь выходной день за город. Опять-таки и здесь нужно соблюдать два правила: во-первых, не выдавать премию, если условия ее получения выполнены не полностью; во-вторых, не позволять внешним причинам лишить вас этой премии, если вы ее честно заработали. Подобные «морковки» делают жизнь руководителя чуть приятнее и очень помогают ему в борьбе с собственной медлительностью.

Сложно... Чаще всего мы медлим браться за сложные задачи просто потому, что не знаем, с какого конца к ним лучше подойти. Единственный выход — попытаться разбить задачу на подзадачи, причем чем мельче, тем лучше. Анализ подзадач обычно заметно помогает в поисках первого шага, имеющего, решающее значение для конечной победы. Как разбить сложную задачу на подзадачи? Лучше всего — начав с конца. Еще одно удобство дробления состоит в том, что можно заранее запланировать свою деятельность и ежедневно выкраивать немного времени на решение той или иной элементарной задачи, не нанося ущерба прочим делам.

У метода есть очень полезная разновидность: назовем ее «способом десятиминуток». Сложная задача разбивается на мелкие операции, выполнение которых требует не более 10 минут. Предположим, вам поручено подготовить план по реализации на будущий год. Ваш опыт подсказывает, что на его подготовку потребуется около 30 часов. Но как из повседневной текучки выкроить столько времени? Здесь вас и выручат «десятиминутки», в течение которых можно сделать достаточно серьезные дела. Дополнительная выгода «десятиминуток» состоит в том, что, имея перед глазами список минидел, можно эффективно использовать неожиданные паузы в течение дня. Опыт показывает, что как бы мелко ни выглядели дела, которые вы успеваете сделать за 10 минут, в итоге они резко ускоряют выполнение всей работы.

Если метод «десятиминуток» принят на вооружение, то стоит запомнить еще два важных совета: 1) всегда ранжируйте даже «мелочную» по степени значимости работу, чтобы делать в первую очередь самое важное; 2) по мере выполнения ряда десятиминутных дел подвергайте весь комплекс работ повторному анализу — это позволяет найти более быстрые пути к конечной цели.

Иногда мы оправдываем свою медлительность при выполнении трудных заданий тем, что якобы ждем вдохновения. Но уже давно сказано: вдохновение — на 90% потение. К тем, кто ждет его сложа руки, оно приходит редко. Вскочить в проносящийся мимо поезд вдохновения и удач легче тем, кто уже бежит по перрону своего полустанка, а не стоит расслабленно в надежде, что экспресс сделает ради него специальную остановку.

Я в растерянности... Именно такое ощущение, лишающее руководителя необходимой для него решительности, представляет собой пожалуй, самую труднопреодолимую причину медлительности. Нерешительность порождает ряд неприятных моментов, в частности стремление многих руководящих работников всегда быть правыми. Это лишает их права на ошибку.

Стремление застраховать себя от ошибок на 100% толкает к бесконечному сбору информации, консультациям, совещаниям, отсрочкам и вновь отсрочкам. Но нельзя забывать: есть время обсуждать и есть время действовать. Время действовать наступает, когда любая новая информация уже не может существенно улучшить качество будущего решения. Иными словами, постарайтесь получить лучшую информацию в имеющееся у вас время, а затем — вперед. Лучше внести нужные коррективы оперативно, по ходу дела, чем без конца обсуждать проблему и суетиться попусту.

Стремление к совершенству — еще один фактор, способствующий появлению у руководителя нерешительности. Соискатели, бесконечно шлифующие первую главу диссертации, редко доходят до защиты. Руководители, требующие от себя и своих подчиненных совершенства, редко достигают его. Куда чаще такое стремление порождает лишь атмосферу беспокойства и напряженности, портит отношения между людьми и вынуждает руководителя излишне медлить. Вырабатывайте у себя привычку принимать только лучшее решение, на которое вы сейчас способны, и считать его удовлетворительным.

Нередко нерешительность порождает у руководителя опасение, что что-то может получиться не так, как он наметил. Конечно, все может случиться, но если вы вообще не начнете действовать, результат будет еще хуже. Куда лучше трезво сформулировать все возможные проблемы или трудности и обдумать пути их устранения. Запишите эти пути, и если какая-то из проблем действительно возникнет, вы будете во всеоружии и сможете среагировать немедленно.

Но вполне возможно, что большинство ваших опасений напрасны и потенциальные трудности — лишь плод вашей мнительности, с которой нужно бороться. Очень действенным лекарством может оказаться «список тревог», куда вы заблаговременно заносите все преграды, вероятно ожидающие вас на пути к намеченной цели. Время от времени доставайте этот список и отмечайте, что действительно произошло в том или ином случае. Скорее всего обнаружится, что большинство преград существовало лишь в вашем воображении и воспоминание об этом весьма поможет вам в будущем браться за новое и рискованное дело.

Привычка и инерция — главные союзники медлительности

Привычка управляет нами точно так же, как программа компьютером. Особенно это справедливо в отношении медлительности, а потому победа над ней возможна лишь при изменении наших любимых привычек. Но каких именно? Чтобы понять это, полезно составить список дел и обязанностей, которые мы привыкли делать не сразу, — как в служебной деятельности, так и в личной жизни. Обычно изучение такого перечня помогает найти в вашем поведении закономерности.

Вашим союзником в борьбе с привычкой медлить способна стать... игра. Например, вы можете начать такое соревнование с самим собой: сколько разнообразных задач из тех, что вы склонны откладывать, удастся решить в течение одного дня, и какие резервы времени для их решения удастся найти. Постепенно такая игра может войти в полезную привычку, ваши личные рекорды начнут расти, и вы обнаружите однажды, что работать стало куда легче, спокойнее и интереснее, и хотя время вы свое теперь используете куда интенсивнее, ваша напряженность не возросла, а снизилась.

Второй союзник медлительности — инерция. Когда мы беремся за новое дело, нам приходится преодолевать большую или меньшую инерцию покоя. Правило это универсально, а потому помните, что продолжать уже начатое движение легче, чем сдвинуться с места. Отсюда практический совет: берясь за большое и не слишком приятное дело, начните его с самого легкого шага, требующего минимума усилий, и уж потом постепенно добирайтесь до решающих акций.

Лучший способ борьбы с медлительностью — не дать ей овладеть вами. Очень действенным средством профилактики служит планирование личной работы руководителя на каждый день.

Наконец, как быть, если со своей медлительностью вы справились, но теперь вам нужно победить эту вредную привычку у своих подчиненных? Прежде всего порекомендуйте им перечисленные и уже опробованные методы. Помогут также привлечение подчиненных к управлению и делегирование им прав и обязанностей; постоянный анализ климата в организации; введение систем оценки профессиональной деятельности; усиление стимулирующего воздействия заработной платы и премий, и т.д.

Главное — помните, что борьба с медлительностью — не очередная выдумка специалистов по управлению, а насущная необходимость для каждого работника управленческого аппарата, стремящегося к повышению эффективности своей работы и укреплению делового авторитета.

Ежедневный тренинг уверенности в себе

Речь — это вербализованное мышление. Вы произносите около двадцати тысяч слов в день. То, как вы разговариваете, оказывает глубокое влияние на ваши чувства, ощущения и поступки. Сказанное определяет почти все, что вами делается. К примеру, слова могут изменить кровяное давление, частоту сердцебиения и желания.
Подсознание, не спрашивая, принимает слова, которыми мы программируем его, как позитивные, так и негативные. Негативные заявления разрушают вашу жизнь, в то время как позитивные утверждения укрепляют ее.

Ежедневная программа "Именно сегодня"

(для ежедневного повторения в течение 90 дней)

1. Именно сегодня я буду счастлив. Это означает, что я буду руководствоваться словами Авраама Линкольна, который сказал, что "большинство людей счастливы настолько, насколько они полны решимости быть счастливыми". Счастье заключено внутри нас, и оно не является результатом внешних обстоятельств.
2. Именно сегодня я постараюсь приспособиться к той жизни, которая меня окружает, а не пытаться приспособить все и всех к моим желаниям. Я приму мою семью, мою работу и обстоятельства моей жизни такими, какие они есть, и постараюсь приноровиться к ним.
3. Именно сегодня я подарю своему телу праздник: приму утром душ, надену свежее нижнее белье, приведу свою внешность в полный порядок, уложу волосы, воспользуюсь по-настоящему хорошим кремам, вкусно позавтракаю, выйду на прогулку по свежему воздуху.
4. Именно сегодня я постараюсь уделить внимание развитию своего ума. Я изучу что-нибудь полезное. Именно сегодня я не буду смотреть телевизор, а вместо него прочитаю то, что требует усилий, размышлений, сосредоточенности.
5. Именно сегодня я займусь нравственным самоусовершенствованием. Для этого я рассчитываю осуществить три дела: сделаю кому-нибудь что-то полезное так, чтобы он не знал об этом. И сделаю, по крайней мере, еще два дела, которые мне не очень хочется делать — просто так, для упражнения.
6. Именно сегодня я буду ко всем доброжелательно настроен. Я постараюсь выглядеть как можно лучше. Именно сегодня, по возможности, я надену то, что мне больше всего идет; буду разговаривать тихим голосом, любезно вести себя; буду щедрым на похвалы, постараюсь никого не критиковать, ни к чему не придираться и не пытаться кем-то руководить или кого-то исправлять.
7. Именно сегодня я постараюсь жить только нынешним днем, не буду стремиться решить все проблемы своей жизни сразу. В течение двенадцати часов я смогу выполнять даже то, что привело бы меня в ужас, если бы этим пришлось заниматься всю жизнь.
8. Именно сегодня я составлю письменный план своих дел. Я запишу все, что собираюсь делать каждый час. Возможно, я не смогу точно следовать этому плану, но я составлю его. План избавит меня от двух зол — спешки и нерешительности.
9. Именно сегодня я полчаса проведу в покое и одиночестве, постараюсь расслабиться.
10. Именно сегодня я не буду бояться, в особенности не буду бояться быть счастливым, наслаждаться красотой, любить и верить, что те, кого я люблю, тоже любят меня.